Ich habe in meiner Arbeit schon viele Teams darin beraten, wie sie besser werden können. Jedes Team hatte auf dem Board mehr oder weniger viele Blockaden. Diese Blockaden werden immer als hinderlich und als Störung wahrgenommen. Dass Blockaden den Arbeitsfluss stören und zu Defokussierung und zu langen Durchlaufzeiten führen ist richtig. Aber in den Blockaden stecken auch wertvolle Informationen über unser System und diese Informationen helfen uns, dieses System zu verbessern.
Als Blockaden bezeichnen wir in der Regel Tickets, an denen wir nicht weiterarbeiten können. Die Ursachen dieser Blockaden liegen häufig außerhalb des Teams. Das sind zum Beispiel fehlende Informationen oder ausstehende Entscheidungen zu einem Ticket, fehlende Zuarbeiten von anderen Teams oder Personen außerhalb des Teams. Blockaden können aber auch durch einen plötzlichen Ausfall von Personen wegen Krankheit oder der Zuweisung für ein anderes Projekt entstehen. Wenn Arbeit liegen bleibt, weil zu viel Arbeit geichzeitig begonnen wurde, ist das keine Blockade, sondern zu viel Work in Progress.
Damit wir Informationen zu unserem System finden und nutzen können, sollten wir zunächst die Blockaden sichtbar machen. Wir empfehlen dafür eine zusätzliche Kennzeichnung der blockierten Tickets auf dem Board. Das kann ein Flag sein, ein Label oder eine bestimmte Farbe. Wichtig ist dabei, auch die Ursache dieser Blockade zu notieren. Da wir diese Ursachen später auswerten wollen, sollte die Ursache kurz und knackig beschrieben werden. Wenn zusätzlich der Tag notiert werden, an dem die Blockade auftritt und der Tag, an dem sie wieder aufgelöst wurde, können diese Informationen Aufschluss darüber geben, wie lange eine Blockade aufgetreten ist.
Wenn nun Blockaden auf dem Board sichtbar sind, können wir diese aktiv managen. Wir beobachten häufig das Verhalten, dass diese Tickets in den täglichen Besprechungen ignoriert werden, weil sie ja blockiert sind. Statt dessen sollten sie der Fokus dieser Besprechungen sein!! Über die Tickets, die gut laufen brauchen wir ja nicht zu sprechen 🙂 Statt dessen sollten wir und immer wieder daran erinnern, dass es blockierte Tickets gibt und man eventuell bei den Zuarbeitenden nachhaken kann und sich in Erinnerung rufen kann, dass man darauf wartet. Wir können auch nachverfolgen, ob es zu unserer Blockade ein Ticket bei dem zuarbeitenden Team gibt, ob an diesem Ticket schon gearbeitet wurde, welche Priorität es beim anderen Team hat oder ob es dort gerade vernachlässigt wird.
Um die Ursachen von Blockaden nachhaltig zu beseitigen, können wir die Informationen zu diesen Blockaden auswerten. Dazu dient das Blocker Clustering. Dabei sammelt man alle ehemaligen Blockaden und clustert diese nach den verschiedenen Gründen. Die jeweils blockierte Zeit kann man dabei aufsummieren, um eine Idee über die Auswirkung dieses Blockadegrundes zu erfahren.
Diese Gründe helfen uns nun, unser System besser zu verstehen und zu überlegen, wie wir in Zukunft mit verschiedenen Blockadegründen umgehen können. Das könnten zum Beispiel zusätzliche Kriterien in einer „Definition of Ready“ sein, die erfüllt sein müssen, bevor die Arbeit an einer Aufgabe beginnen kann. Es können auch Vereinbarungen mit anderen Teams oder gar externen Lieferanten sein, die dazu führen, dass wir andere Service Level Agreements erarbeiten. Haben wir immer wieder Blockaden im Zusammenhang mit einem bestimmten Team, bieten sich gemeinsame Planungsmeetings an, in denen wir gemeinsam vereinbaren, an bestimmten Aufgaben zu arbeiten.
Das Sammeln von Informationen über Blockaden ist ein entscheidendes Werkzeug, um ein gemeinsames Verständnis über unser Arbeitssystem zu entwickeln. Dieses Verständnis führt zur Klarheit darüber, wo wir Veränderungen und damit eventuell auch Verbesserungen dieses Systems bewirken können.